Wer kennt das Problem nicht: Es soll ein Vereinsturnier ausgerichtet oder eine andere Veranstaltung organisiert werden. Im besten Fall gibt es in jedem Verein einen freiwilligen Helfer, der das Event sowieso schon die letzten drei Jahre organisiert hat und genau weiß, wen er ansprechen muss. Aber was passiert, wenn es diesen freiwilligen Helfer nicht gibt oder es mehr Planungsaufwand zu stemmen gilt? An diesem Punkt setzt die neue, kostenlose App „Vereinshelfer“ an.
Die App vom Team der Betreiber von stifter-helfen.de wurde im Rahmen des „APPSTOSS AWARDS 2014“ ins Leben gerufen. Sie soll Vereinsmitgliedern dabei helfen, den Überblick bei der Organisation und Durchführung einer Vereinsveranstaltung zu behalten. Das Design der App ist einfach gehalten und beschränkt sich auf die wesentlichen und wichtigen Elemente, die zur Planung benötigt werden. Jeder Nutzer kann einfach und schnell eine eigene Veranstaltung anlegen und verschiedene Aufgaben die erledigt werden müssen erstellen. Dazu können dann gezielt Helfer über verschiedene Wege eingeladen werden sich zu beteiligen.
Online und mobil Veranstaltung verfügbar machen
Ein weiterer Clou der App ist die Möglichkeit einen iFrame für die Vereinsseite zu erstellen und somit die Veranstaltung auch offiziell auf der Vereinshomepage zu bewerben. So können sich auch Helfer für Aufgaben anmelden, die keine App auf dem Handy haben. Darüber hinaus erweitert sich so natürlich automatisch der Kreis der potenziellen Helfer für die einzelnen Aufgaben. Der Ersteller der Aufgabe kann beim Anlegen des neuen Tasks direkt konkret angeben wie viele Helfer er benötigt und ob eine Mindestanzahl an Helfern erforderlich ist.
Deadlines und aktuelle Stände im Blick behalten
Hat der Ersteller genug Helfer für eine Aufgabe gefunden, kann er einfach mit den Helfern in Kontakt bleiben und die aktuellen Zwischenstände abfragen. Das erleichtert die Arbeit auch um Deadlines im Blick zu behalten und gegebenenfalls nochmal nachzuhaken, wenn etwas fehlen sollte.
Fazit und Anregungen für die Vereinshelfer App
Alles in allem ist die Vereinshelfer App ein sinnvolles und nützliches Tool für die Organisation und Steuerung von Vereinsveranstaltungen. Die Teilen-Funktion und die iFrame Lösung sind gute Umsetzungen, die den Verantwortlichen von Vereinsveranstaltungen unter die Arme greifen und Arbeit abnehmen können. Wenn jetzt auch noch Whatsapp, Facebook und vielleicht SMS als Einladungsfunktion ergänzt werden, könnte das Tool noch effektiver werden.
Letzten Endes lebt auch die Vereinshelfer App vom Mitmachen der Vereinsmitglieder und dies ist durch nichts zu ersetzen. Aber natürlich helfen neue Apps und die Nutzung der digitalen Medien dabei, das Engagement und die Aufmerksamkeit für einzelne Tasks zu steigern. Sie auszuprobieren lohnt sich in jedem Fall.
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