Lust mit Deinem Sportverein an einem wissenschaftlichen Pilotprojekt teilzunehmen und von einer Menge Aufgaben im Bereich der Vereinsorganisation entlastet zu werden? Dann bewirb Dich mit Deinem Sportverein.

sportsupport NOW e.V. startet mit Unterstützung von verein+ und Dr. Sandrine Poupaux/accadis Hochschule Bad Homburg ein Pilotprojekt, in dem geklärt werden soll, welchen Nutzen eine zentrale Verwaltung von Sportvereinen mit sich bringt.

Den Anstoß für dieses Projekt haben die im Sportentwicklungsbericht 2013/2014 veröffentlichten Zahlen des DOSB gegeben. Danach haben mehr als 1/3 der fast 91.000 Sportvereine in Deutschland existenzielle Probleme. Maßgeblicher Grund dafür ist vor allem die fehlende Bereitschaft zur Übernahme eines Ehrenamts. Doch welche Optionen bieten sich den Vereinen, wenn man im Verein wirklich keinen findet, der ehrenamtlich die Arbeit übernehmen will?

„Gemeinsam sind wir stark“ – Wir glauben daran

Ein Ansatz der sich aus unserer Sicht bietet, ist die zentrale Verwaltung mehrerer Vereine entsprechend einem sogenannten Shared Service Center (SSC).

SSC sind nichts Neues. Vielfach werden SSC als eigenständige Wirtschaftseinheit in Konzernunternehmen integriert und übernehmen zentral für die Konzernunternehmen solche Aufgaben, Funktionen oder Tätigkeiten, die bislang in gleicher oder ähnlicher Form an mehreren Stellen im Unternehmen durchgeführt werden. In der Regel sind es dienstleistende Funktionen, wie etwa das Finanz- und Rechnungswesen, die interne und externe Kommunikation, EDV, Human Resources, Logistik und das Back-Office. Also alles Aufgaben, die dem Grunde nach auch von Sportvereinen zu leisten sind.

Mit der zentralen Erledigung dieser Aufgaben in einem SSC erreichen die Konzernunternehmen eine Steigerung der Prozesseffizienz, und -qualität, woraus wiederrum Kostenersparnisse resultieren. Hinzu kommt, dass das Management des Unternehmens sich auf die Kernprozesse konzentrieren kann, was zu Mehreinnahmen führt.

Bedenkt man, dass die Menschen in der Regel in einen Sportverein gehen, um Sport zu treiben und nicht um Verwaltungsaufgaben zu übernehmen, ist es durchaus ein erstrebenswertes Ziel, von den Verwaltungsaufgaben entlastet zu werden, um sich vollends dem Sport widmen zu können.

Zwar unterscheiden sich Konzernstrukturen erheblich von den ehrenamtlichen Strukturen der Sportvereine, insbesondere was den Einsatz von Personal sowie die Finanzstrukturen anbelangt. Nichtsdestotrotz birgt die Zusammenarbeit mehrerer Vereine und eine Zentralisierung gleichgelagerter Aufgaben entsprechend einem SSC vielfältige Chancen für die Sportvereine.

Überträgt man die Ansätze eines SSC auf die Organisation von Sportvereinen, muss man zunächst feststellen, dass gerade im administrativen Bereich jede Menge gleichgelagerte Aufgaben anfallen, von denen einige zeitlich mit erheblichen Aufwand verbunden sind und/oder mitunter erhebliches Fachwissen voraussetzen. Dies fängt an bei der Mitgliederverwaltung, der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der Abgabe von Steuerklärungen und reicht bis zu der Erledigung von Meldepflichten gegenüber den Sportverbänden. Und das sind längst nicht alle.

Welche Vorteile hat eine zentrale Verwaltung von Sportvereinen?

Ein wesentlicher Faktor ist die Entlastung des Vorstands. Zunächst müssen Arbeiten nicht mehr selbst ausgeführt sondern nur noch kontrolliert werden. Eine Entlastung kann auch dadurch erfolgen, dass moderne Technik und Software zum Einsatz kommt, die sich ein Verein alleine nicht leisten könnte.

Eine Geschäftsstelle kann längerfristig besetzt werden, was den Mitgliederservice, der einen wichtigen Baustein der Mitgliedergewinnung und -bindung darstellt, verbessert.

Anders als bei Kooperationen zwischen den Vereinen, entsteht nicht eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit entsprechenden Haftungsrisiken. Vielmehr findet die Zentralisierung in einer eigenständigen Organisationseinheit statt, die den Vereinen eine größere Flexibilität ermöglicht. Vor allem behält der Verein seine Eigenständigkeit.

Gegenüber dem klassischen Outsourcing kann der Verein von den Vorteilen einer Gemeinschaft profitieren, etwa über Großabnehmerpreise Rabatte nutzen und günstiger einkaufen oder durch den Know-how-Transfer.

Letztendlich erfolgt eine Professionalisierung der Vereinsorganisation/-verwaltung.

Ziele des wissenschaftlichen Pilotprojekts

Das wissenschaftliche Pilotprojekt läuft unter dem Titel „Shared Service Center: Eine neue Organisationsform für Sportvereine“. In diesem Projekt soll über eine Laufzeit von einem Jahr (beginnend in 2016) überprüft werden, welche konkreten Auswirkungen eine zentrale Verwaltung der Sportvereine hat und welche Synergien zwischen den Vereinen geschaffen werden können.

Diese Vereine suchen wir?

• nicht größer als 1.500 Mitglieder
• ehrenamtlich geführt, d.h. keine hauptamtlichen Mitarbeiter im Vereinsmanagement
• Vereine ohne oder kurzzeitig besetzter Geschäftsstelle
• Vereine auf der Suche nach ehrenamtlichen Mitarbeitern
• generelle Bereitschaft zur Verwendung neuer Technik
• generelle Bereitschaft für Kooperationen mit anderen Organisationen

Viele gute Gründe um mitzumachen

Den Vereinen wird moderne Software zur Verfügung gestellt, die das Vereinsmanagement und die Kommunikation im Verein erleichtert. Administrative Aufgaben wie etwa die Mitgliederverwaltung und die Finanzbuchhaltung werden den Vereinen weitgehend abgenommen. Es stehen Plattformen zur Verfügung, um Einkaufsgemeinschaften zu bilden und um Kosten zu sparen. Außerdem werden die Vereine zu Beginn des Projekts zu aktuellen Themen des Fundraising und dem Freiwilligenmanagements fortgebildet.

Seien Sie und Ihr Sportverein Vorreiter und helfen sie mit, damit es den Vereinen zukünftig besser geht.

Weitere Informationen zu dem Projekt und der Bewerbung

Frau Anke Kochenburger | verein+
(Organisation)
E-Mail: ak@vereinplus.de
Mobil: +49 173 9666768

Frau Dr. Sandrine Poupaux | accadis Hochschule Bad Homburg
(Wissenschaftliche Begleitung)
E-Mail: poupauxs@gmail.com
Mobil: +49 162 6658569

Flyer Pilotprojekt

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